Publicada Instrução Normativa do DREI dispondo sobre a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de S.A. fechadas, Ltdas. e cooperativas

O Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) emitiu, em 14 de abril de 2020, a Instrução Normativa DREI nº 79 (a “IN 79/2020”), a qual regulamenta a participação e votação à distância em reuniões e assembleias de quotistas, acionistas e/ou associados (os “Participantes”) de sociedades empresárias limitadas (Ltda.), sociedades por ações (S.A.) de capital fechado e/ou Cooperativas.

De acordo com a IN 79/2020, as reuniões e assembleias serão consideradas realizadas na sede da Ltda., S.A. ou Cooperativa e podem ser (i) semipresenciais, quando os Participantes puderem participar e votar tanto presencialmente, no local físico da realização do conclave, quanto a distância e (ii) digitais, quando os Participantes somente puderem participar e votar a distância, na hipótese de o conclave não se realizar em nenhum local físico.

Além disso, a IN 79/2020 estabelece que a participação e votação a distância podem ocorrer de duas formas: mediante atuação remota, via sistema eletrônico, e mediante envio de boletim de voto a distância.

Veja, abaixo, os detalhes para cada tipo de conclave e forma de participação e votação a distância:

1) DISPONIBILIZAÇÃO PRÉVIA DE DOCUMENTOS

Todo e qualquer documento que deva ser disponibilizado aos Participantes antes da realização do conclave deve observar os procedimentos já previstos em lei para cada tipo societário, bem como ser disponibilizado por meio digital seguro.

2) CONVOCAÇÃO

O anúncio de convocação deve informar se o conclave será semipresencial ou digital e a forma detalhada de participação e votação (via sistema eletrônico ou boletim de voto à distância), que pode se dar de forma resumida desde que informações completas sejam disponibilizadas na rede mundial de computadores (Internet) de forma segura.

Ainda, deve listar os documentos necessários para que os Participantes ou seus representantes sejam admitidos ao conclave. A Ltda., S.A. ou Cooperativa pode solicitar que tais documentos sejam previamente enviados, assegurado o protocolo por meio eletrônico, de modo que tal envio prévio pode ser realizado até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos.

3) PRESENÇA

Serão considerados presentes ao conclave semipresencial ou digital os Participantes:

a) que a ele comparecerem ou que nele se faça representar fisicamente;

b) que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e votação à distância disponibilizado pela Ltda., S.A. ou Cooperativa; ou

c) cujo boletim de voto a distância seja considerado válido pela Ltda., S.A. ou Cooperativa.

O registro em livros próprios e na respectiva ata resultante do conclave poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que neles certificarão os Participantes presentes.

4) PARTICIPAÇÃO E VOTAÇÃO

Via Sistema Eletrônico:

A Ltda., S.A. ou Cooperativa deverá adotar sistema eletrônico que garanta:

a) segurança, confiabilidade e transparência do conclave;

b) registro de presença dos Participantes;

c) preservação do direito de participação a distância do Participante durante o conclave;

d) exercício do direito de voto a distância pelo Participante e o respectivo registro;

e) possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;

f) possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos Participantes;

g) gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da Ltda., S.A. ou Cooperativa; e

h) participação de administradores, pessoas autorizadas e obrigadas a participar do conclave.

Ademais, o sistema a ser adotado por Cooperativas deverá prever o anonimato do participante em matérias que o estatuto social preveja o voto secreto.

Via Boletim de Voto a Distância:

O boletim deverá ser disponibilizado pela Ltda., S.A. ou Cooperativa na Internet ou por elas enviado a cada Participante (neste caso, na data da publicação do primeiro anúncio de convocação) em versão passível de impressão e preenchimento manual, e conter:

a) todas as matérias constantes na ordem do dia do conclave, as quais devem ser descritas em linguagem clara e objetiva e em forma de proposta ou com indicações de páginas na Internet onde as propostas estejam descritas, para que o Participante precise apenas aprová-la, rejeitá-la ou abster-se;

b) orientações sobre sua devolução à Ltda., S.A. ou Cooperativa, que deverá ocorrer no mínimo 5 (cinco) dias antes da realização do conclave;

c) indicação de documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do Participante ou seu representante; e

d) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.

Após a devolução do boletim de voto a distância, a Ltda., S.A. ou Cooperativa deve (i) confirmar o seu recebimento, bem como dos documentos que o companham e declará-los suficientes para que o voto do Participante seja válido ou (ii) informar sobre a necessidade de retificação ou nova devolução de todos os documentos, com a menção aos procedimentos e prazos para regularização, o que poderá ocorrer até 5 (cinco) dias da realização do conclave.

É necessário ressaltar que a devolução do boletim não impede o Participante de se fazer presente ao conclave e exercer seus direitos de participação e voto, caso no qual o boletim devolvido será desconsiderado.

5) LAVRATURA DA ATA

Ao fim do conclave, a lavratura da respectiva ata deverá obedecer aos ditames da Instrução Normativa DREI nº 38, de 2 de março de 2017 e seus anexos II, III e IV, conforme alterados, que dispõem sobre as regras de registro de documentos de Ltda., S.A. e Cooperativas nas Juntas Comerciais e, ainda, indicar se o conclave foi semipresencial ou digital, bem como a forma de participação e votação adotada.

A referida ata deverá ser assinada pelo presidente e secretário do conclave, os quais também nela consolidarão a lista de presenças.

Na hipótese de a ata não ser lavrada em documento físico, as assinaturas do presidente e secretário deverão ser feitas por qualquer meio de comprovação de autoria e integridade de documentos em forma eletrônica (p. ex.: mediante certificado digital credenciado pela ICP-Brasil) e, ainda, um dos membros da mesa deverá declarar expressamente que o conclave atendeu todos os requisitos para sua realização, incluindo os da IN 79/2020.

6) OUTRAS INFORMAÇÕES

Considerando os novos tipos de realização de reuniões e assembleias introduzidos pela IN 79/2020, é importante destacar que a Ltda., S.A. ou Cooperativa deverá adotar sistema e tecnologia acessíveis a todos os Participantes, para que possam participar e votar no conclave. Entretanto, a Ltda., S.A. ou Cooperativa não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes de equipamentos de informática ou da conexão à Internet dos Participantes, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob seu controle.

A IN 79/2020 também dispõe que, em função das limitações ocasionadas pelo surto de coronavírus, os conclaves presenciais que já tenham sido convocados, mas não realizados, poderão o ser digital ou semipresencialmente, desde que todos os Participantes compareçam, conforme o item 3, acima, ou que concordem expressamente com o novo tipo de realização.

Por fim, cabe lembrar que a IN 79/2020 não se aplica às sociedades por ações de capital aberto, as quais, para fins de participação e votação a distância, deverão observar as regras constantes na Instrução da Comissão de Valores Mobiliários nº 481, de 17 de dezembro de 2009.

Medida Provisória 931/2020 - Altera regras e prazos para assembleias e registros de atos societários

Foi publicada ontem (30 de março de 2020), em edição extra do Diário Oficial da União, a Medida Provisória (MP) nº 931, que traz alterações no Código Civil, na Lei das Cooperativas e na Lei das Sociedades por Ações, relativas a regras atinentes a assembleia-geral de sociedades empresárias limitadas (Ltdas.), cooperativas e sociedades por ações (S.A.s), frente à pandemia do novo coronavírus (COVID-19).

Confira, abaixo, as principais mudanças trazidas pela MP 931:

• As Ltdas., cooperativas e S.A.s, cujo exercício social se encerre entre 31 de dezembro de 2019 ou 31 de março de 2020 poderão, excepcionalmente, prorrogar a realização de assembleia geral ordinária (AGO) por até 7 (sete) meses a contar do fim de seu exercício social. Vale lembrar que o prazo normal para a realização de AGO é de 4 (quatro) meses, contados do fim do exercício social;

• Se o contrato ou estatuto social prever a realização obrigatória de AGO em prazo inferior ao mencionado acima, esta previsão ficará sem efeito;

• Os mandatos dos membros da administração e conselho fiscal de Ltdas. e cooperativas, previstos para se encerrarem antes da realização de AGO, ficam prorrogados até quando a AGO for realizada;

• No caso das sociedades por ações, os prazos de gestão ou atuação de membros da administração, conselho fiscal e comitês estatutários ficam prorrogados até a realização da AGO ou reunião do conselho de administração, conforme o caso;

• Exceto se houver previsão diversa no estatuto social da S.A., o conselho de administração (se existente) terá competência excepcional para deliberar assuntos urgentes de competência da assembleia geral. Neste caso, a deliberação do conselho de administração ficará sujeita a ratificação pela assembleia geral de acionistas;

• Até que a AGO seja realizada, o conselho de administração (se existente) ou a diretoria de S.A. poderá, independentemente de reforma estatutária, declarar dividendos intermediários ou intercalares, nos termos do art. 204 da Lei das Sociedades por Ações;

• A Comissão de Valores Mobiliários (CVM) poderá, excepcionalmente, no exercício de 2020, prorrogar os prazos estabelecidos na Lei das Sociedades por Ações, para as S.A.s de capital aberto, cabendo à CVM definir os prazos para apresentação das demonstrações financeiras destas S.A.s;

• Para as Juntas Comerciais que estiverem com funcionamento limitado em razão do surto do novo coronavírus, os atos e documentos sujeitos a arquivamento que forem assinados a partir de 16 de fevereiro de 2020 poderão ser protocolados em até 30 (trinta) dias a contar do retorno  do funcionamento normal da Junta Comercial, a fim de que seus efeitos retroajam à data de assinatura;

• Ainda em relação às Juntas Comerciais que estiverem com funcionamento limitado, a exigência de arquivamento prévio de atos necessários à emissão de valores mobiliários e a outros negócios jurídicos fica suspensa a partir de 1º de março de 2020, de modo que a referida exigência deverá ser cumprida no prazo de 30 (trinta) dias a contar do restabelecimento do funcionamento normal da Junta Comercial; e

• Os sócios de Ltdas., associados de cooperativas e acionistas de S.A.s  de capital fechado poderão participar e votar à distância em assembleias gerais, cabendo ao Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI) regulamentar este tipo de participação e votação remotas*. Para os acionistas de S.A.s de capital aberto, a participação e votação remotas deverá observar a regulamentação da CVM.

Cumpre ressaltar que, apesar da participação e votação à distância trazidas pela MP 931, as assembleias gerais de S.A.s de capital fechado deverão ser instaladas presencialmente. Em relação às S.A.s de capital aberto, a CVM poderá regulamentar a realização de assembleias digitais, dispensada a instalação presencial.

*Até o momento da emissão deste informativo, não foi verificada a emissão de instrução normativa, por parte do DREI, para a participação e votação à distância em assembleias gerais de Ltdas., cooperativas ou S.A.s de capital fechado.

Nosso escritório fica à disposição, por meio de sua equipe de Direito Societário e Contratos, para esclarecer quaisquer dúvidas com relação ao tema.