Publicada Instrução Normativa do DREI dispondo sobre a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de S.A. fechadas, Ltdas. e cooperativas

O Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) emitiu, em 14 de abril de 2020, a Instrução Normativa DREI nº 79 (a “IN 79/2020”), a qual regulamenta a participação e votação à distância em reuniões e assembleias de quotistas, acionistas e/ou associados (os “Participantes”) de sociedades empresárias limitadas (Ltda.), sociedades por ações (S.A.) de capital fechado e/ou Cooperativas.

De acordo com a IN 79/2020, as reuniões e assembleias serão consideradas realizadas na sede da Ltda., S.A. ou Cooperativa e podem ser (i) semipresenciais, quando os Participantes puderem participar e votar tanto presencialmente, no local físico da realização do conclave, quanto a distância e (ii) digitais, quando os Participantes somente puderem participar e votar a distância, na hipótese de o conclave não se realizar em nenhum local físico.

Além disso, a IN 79/2020 estabelece que a participação e votação a distância podem ocorrer de duas formas: mediante atuação remota, via sistema eletrônico, e mediante envio de boletim de voto a distância.

Veja, abaixo, os detalhes para cada tipo de conclave e forma de participação e votação a distância:

1) DISPONIBILIZAÇÃO PRÉVIA DE DOCUMENTOS

Todo e qualquer documento que deva ser disponibilizado aos Participantes antes da realização do conclave deve observar os procedimentos já previstos em lei para cada tipo societário, bem como ser disponibilizado por meio digital seguro.

2) CONVOCAÇÃO

O anúncio de convocação deve informar se o conclave será semipresencial ou digital e a forma detalhada de participação e votação (via sistema eletrônico ou boletim de voto à distância), que pode se dar de forma resumida desde que informações completas sejam disponibilizadas na rede mundial de computadores (Internet) de forma segura.

Ainda, deve listar os documentos necessários para que os Participantes ou seus representantes sejam admitidos ao conclave. A Ltda., S.A. ou Cooperativa pode solicitar que tais documentos sejam previamente enviados, assegurado o protocolo por meio eletrônico, de modo que tal envio prévio pode ser realizado até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos.

3) PRESENÇA

Serão considerados presentes ao conclave semipresencial ou digital os Participantes:

a) que a ele comparecerem ou que nele se faça representar fisicamente;

b) que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e votação à distância disponibilizado pela Ltda., S.A. ou Cooperativa; ou

c) cujo boletim de voto a distância seja considerado válido pela Ltda., S.A. ou Cooperativa.

O registro em livros próprios e na respectiva ata resultante do conclave poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que neles certificarão os Participantes presentes.

4) PARTICIPAÇÃO E VOTAÇÃO

Via Sistema Eletrônico:

A Ltda., S.A. ou Cooperativa deverá adotar sistema eletrônico que garanta:

a) segurança, confiabilidade e transparência do conclave;

b) registro de presença dos Participantes;

c) preservação do direito de participação a distância do Participante durante o conclave;

d) exercício do direito de voto a distância pelo Participante e o respectivo registro;

e) possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;

f) possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos Participantes;

g) gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da Ltda., S.A. ou Cooperativa; e

h) participação de administradores, pessoas autorizadas e obrigadas a participar do conclave.

Ademais, o sistema a ser adotado por Cooperativas deverá prever o anonimato do participante em matérias que o estatuto social preveja o voto secreto.

Via Boletim de Voto a Distância:

O boletim deverá ser disponibilizado pela Ltda., S.A. ou Cooperativa na Internet ou por elas enviado a cada Participante (neste caso, na data da publicação do primeiro anúncio de convocação) em versão passível de impressão e preenchimento manual, e conter:

a) todas as matérias constantes na ordem do dia do conclave, as quais devem ser descritas em linguagem clara e objetiva e em forma de proposta ou com indicações de páginas na Internet onde as propostas estejam descritas, para que o Participante precise apenas aprová-la, rejeitá-la ou abster-se;

b) orientações sobre sua devolução à Ltda., S.A. ou Cooperativa, que deverá ocorrer no mínimo 5 (cinco) dias antes da realização do conclave;

c) indicação de documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do Participante ou seu representante; e

d) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.

Após a devolução do boletim de voto a distância, a Ltda., S.A. ou Cooperativa deve (i) confirmar o seu recebimento, bem como dos documentos que o companham e declará-los suficientes para que o voto do Participante seja válido ou (ii) informar sobre a necessidade de retificação ou nova devolução de todos os documentos, com a menção aos procedimentos e prazos para regularização, o que poderá ocorrer até 5 (cinco) dias da realização do conclave.

É necessário ressaltar que a devolução do boletim não impede o Participante de se fazer presente ao conclave e exercer seus direitos de participação e voto, caso no qual o boletim devolvido será desconsiderado.

5) LAVRATURA DA ATA

Ao fim do conclave, a lavratura da respectiva ata deverá obedecer aos ditames da Instrução Normativa DREI nº 38, de 2 de março de 2017 e seus anexos II, III e IV, conforme alterados, que dispõem sobre as regras de registro de documentos de Ltda., S.A. e Cooperativas nas Juntas Comerciais e, ainda, indicar se o conclave foi semipresencial ou digital, bem como a forma de participação e votação adotada.

A referida ata deverá ser assinada pelo presidente e secretário do conclave, os quais também nela consolidarão a lista de presenças.

Na hipótese de a ata não ser lavrada em documento físico, as assinaturas do presidente e secretário deverão ser feitas por qualquer meio de comprovação de autoria e integridade de documentos em forma eletrônica (p. ex.: mediante certificado digital credenciado pela ICP-Brasil) e, ainda, um dos membros da mesa deverá declarar expressamente que o conclave atendeu todos os requisitos para sua realização, incluindo os da IN 79/2020.

6) OUTRAS INFORMAÇÕES

Considerando os novos tipos de realização de reuniões e assembleias introduzidos pela IN 79/2020, é importante destacar que a Ltda., S.A. ou Cooperativa deverá adotar sistema e tecnologia acessíveis a todos os Participantes, para que possam participar e votar no conclave. Entretanto, a Ltda., S.A. ou Cooperativa não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes de equipamentos de informática ou da conexão à Internet dos Participantes, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob seu controle.

A IN 79/2020 também dispõe que, em função das limitações ocasionadas pelo surto de coronavírus, os conclaves presenciais que já tenham sido convocados, mas não realizados, poderão o ser digital ou semipresencialmente, desde que todos os Participantes compareçam, conforme o item 3, acima, ou que concordem expressamente com o novo tipo de realização.

Por fim, cabe lembrar que a IN 79/2020 não se aplica às sociedades por ações de capital aberto, as quais, para fins de participação e votação a distância, deverão observar as regras constantes na Instrução da Comissão de Valores Mobiliários nº 481, de 17 de dezembro de 2009.